Hiện nay, với việc phát triển của công nghệ thông tin, các báo cáo thuế và báo cáo tài chính gần như đều được thực hiện bằng phương pháp kê khai qua mạng. Cùng với xu hướng phát triển đó, thuật ngữ hóa đơn điện tử cũng dần trở nên quen thuộc với kế toán cũng như các chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều bạn chưa nắm vững hoặc hiểu một cách chính xách, hóa đơn điện tử là gì? Hệ thống hóa đơn điện tử My-Invoice xin chia sẻ một số kiến thức cơ bản về hóa đơn điện tử qua loạt bài viết “Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử”.

Câu 1: Hóa đơn điện tử (HĐ ĐT) là gì?

Trả lời:

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

 

Câu 2: Có mấy loại hóa đơn điện tử?

Trả lời: Có 2 loại hóa đơn điện tử:

1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

 

2. Hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế

 

• Về đối tượng áp dụng:

     - HĐĐT: với các doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn, tự chịu trách nhiệm với hóa đơn mình lập.

     - HĐĐTXT: với các doanh nghiệp có rủi ro về thuế theo nhận định từ cơ quan thuế, các doanh nghiệp mới thành lập chưa đủ điều kiện sử dụng HĐĐT tự lập.

• Về điều kiện sử dụng:

     - HĐĐT: doanh nghiệp đang hoạt động, có giao dịch thường xuyên với ngân hàng và cơ quan thuế, có chữ ký số còn hiệu lực, có điều kiện hạ tầng và hệ thống dịch vụ, có đủ điều kiện để tự lập HĐĐT và chịu trách nhiệm hoạt động của mình với pháp luật.

     - HĐĐTXT: doanh nghiệp đang hoạt động, có mã cơ quan thuế. Có chứng thư số còn hiệu lực, có khả năng kết nối internet.

• Về cách đăng ký:

     - HĐĐT: đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và doanh nghiệp tự lập để sử dụng.

     - HĐĐTXT: đăng ký với cơ quan thuế và sử dụng hóa đơn được cấp bởi cơ quan thuế.

• Về cách sử dụng :

     - HĐĐT: doanh nghiệp tự lập, tự lưu trữ và báo cáo với cơ quan thuế theo hạn định.

     - HĐĐTXT: đăng ký với cơ quan thuế, lấy mã rồi tiến hành giao dịch, hệ thống giao dịch sẽ cấp mã cho giao dịch của bạn.

• Phần mềm sử dụng:

     - HĐĐT: phần mềm tự xây dựng hoặc mua của bên cung cấp dịch vụ.

     - HĐĐTXT: sử dụng phần mềm của cơ quan thuế.

 

Câu 3: Ưu điểm của HĐ ĐT so với hóa đơn giấy?

Trả lời: Ưu điểm của hóa đơn điện tử:

–  Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.

–  Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.

–  Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn.

–  Quá trình thanh toán nhanh hơn;

–  Thúc đẩy quá trình phát triển công nghệ 4.0, đóng góp cho sự hoà mình và phát triển nền công nghiệp – kỹ thuật cúa đất nước.

–  Góp phần bảo vệ môi trường.

 

Câu 4: Hóa đơn điện tử có mấy liên?

Trả lời:

• Trong hóa đơn điện tử không có liên. Nó chỉ gồm 1 hay nhiều trang cho một số hóa đơn và doanh nghiệp, khách hàng cũng như Cơ quan thuế sẽ xử lý, khai thác trên bản hóa đơn điện tử duy nhất đó.

 

Câu 5: HĐ ĐT có được sử dụng dạng song ngữ không?

Trả lời:

• Được
• Trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì trên hóa đơn điện tử thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn (.) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn Tiếng Việt.

 

Câu 6: Doanh nghiệp có thể gửi HĐ ĐT cho khách hàng (KH) bằng những phương tiện nào?

Trả lời:

Doanh nghiệp có thể gửi HĐ ĐT cho KH bằng các phương tiện sau:

• Tiếp nhận trên Website được người bán hướng dẫn sử dụng.
• Tiếp nhận qua email:

Gửi tới địa chỉ email của khách hàng: Mỗi hóa đơn khi xuất cho khách hàng đều có 1 mã tra cứu. Khách hàng lấy mã tra cứu và link tra cứu hóa đơn trên email và tra cứu trên trang tra cứu online của bên bán.

 

Câu 7: Điều kiện để Doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử?

Trả lời:

Để được phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau (Theo Mục 2, Điều 4 Thông tư 32):

-   Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;

-   Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;

-   Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

-   Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

 

Câu 8: Để được sử dụng HĐ ĐT, doanh nghiệp cần  làm những thủ tục gì?

Trả lời:

              Để được sử HĐ ĐT, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục theo các bước sau:

♦ Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

– Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

♦ Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

– Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

♦ Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi Cơ quan Thuế 1 lần.

 

Câu 9: Doanh nghiệp có phải lưu trữ hóa đơn không? Thời gian bao lâu?

Trả lời:

         Doanh nghiệp có phải lưu trữ hóa đơn.

         Đơn vị phát hành HĐ ĐT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HĐ ĐT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc).

–    Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc).

–    Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm).

Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP: “…Hóa đơn được xem như là chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ là 10 năm, không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử…”

 

Câu 10: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho tới khi được sử dụng là bao lâu?

Trả lời:

Theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC ban hành ngày 27/04/2017:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.”

Như vậy, thời gian được sử dụng hóa đơn điện tử là 02 ngày kể từ ngày lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

 

Câu 11: Nếu phát hiện sai sót hóa đơn thì phải xử lý như thế nào?

Trả lời:

Với các sai sót khi khởi tạo HĐĐT sẽ có 3 trường hợp xảy ra:

1. HĐĐT đã lập nhưng chưa (duyệt) để ký điện tử: Sửa đổi nội dung trên phần mềm HĐĐT
2. HĐĐT đã (duyệt) để ký điện tử nhưng chưa kê khai thuế: Lập hóa đơn thay thế
3. HĐĐT đã kê khai thuế: Lập hóa đơn điều chỉnh

TH1: Đã lập nhưng chưa ký điện tử: Sửa đổi nội dung trên phần mềm HĐĐT.

TH2: Đã lập và gửi cho người mua chưa kê khai thuế -> lập hóa đơn thay thế.

Đối với những hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ hoặc đã lập và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu có sai sót thì tổ chức phát hành hóa đơn thực hiện lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập.

1. Hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên bán và mua.
2. Hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận.
3. Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định để phục vụ việc tra cứu của cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
4. Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày, tháng, năm.”

TH3: Đã lập và gửi cho người mua nhưng đã kê khai thuế -> lập hóa đơn điều chỉnh.

• Đối với trường hợp mà hóa đơn lập sai về số lượng hàng hóa và số tiền, nhưng hàng hóa đã trao cho bên mua và cả 2 bên đều đã kê khai thuế thì bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh.
• Hóa đơn điện tử điều chỉnh đi kèm với hóa đơn gốc để điều chỉnh các thông tin sai lệch.
• Khi tiến hành khởi tạo hóa đơn điện tử điều chỉnh, cả 2 bên đều phải có thỏa thuận với nhau, hóa đơn điều chỉnh sẽ được lập để điều chỉnh số lượng hàng hóa, hay số tiền (có thể tăng hoặc giảm – chính là số tiền chênh lệch so với hóa đơn gốc.
• Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

 

Lưu ý:

–    Nếu bên khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện.

–    Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi.

 

Câu 12: Khi nào bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như HĐ ĐT? Bên bán cần phải làm gì?

Trả lời:

–    Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.

–    Bên bán thực hiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử ra giấy:

• Đăng nhập vào hệ thống phát hành hóa đơn.
• Chọn chức năng “CHUYỂN ĐỔI HĐ”.
• Tìm kiếm số hóa đơn cần chuyển đổi.
• Thực hiện chuyển đổi “Chứng minh nguồn gốc”, Hóa đơn điện tử sẽ kết nối đến máy in và thực hiện in ra giấy.
• Hóa đơn giấy sẽ phải có chữ ký người thực hiện chuyển đổi, dấu của bên bán.

–    Hóa đơn này bên bán chỉ cấp được 01 lần cho bên mua.

 

Câu 13: Với HĐ ĐT, KH nhận hóa đơn có thể thực hiện những thao tác gì?

Trả lời:

              Khách hang nhận hóa đơn có thể thực hiện các thao tác sau:

–    Xem Hóa đơn.

–    Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ.

–    In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý).

 

Câu 14: Bên mua phải thực hiện kê khai thuế với HĐ ĐT như thế nào?

Trả lời:

Bên mua kê khai thuế với HĐ ĐT giống kê khai thuế với hóa đơn giấy.

 

Câu 15: Bên mua có cần phải ký số vào HĐ ĐT không?

Trả lời:

  - Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

   - Theo quy định thì đơn vị là kế toán (hiểu là Doanh nghiệp) phải ký điện tử vào hóa đơn.

Tuy nhiên, thực tế triển khai đang vướng khi người bán phải chờ đợi. Tổng cục thuế cũng đã có Công văn  2402 để giải quyết vấn đề này. Người bán cần phải làm công văn xin miễn ký điện tử lên hóa đơn điện tử thì mới hoàn toàn hợp lệ về mặt Quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, Nghị định đang sửa đổi quy định người mua sẽ Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử trừ trường hợp người mua yêu cầu..

   - Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

 

Câu 16: Trong hóa đơn mẫu, những nội dung nào là bắt buộc?

Trả lời:

Trên hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

• Tên hóa đơn: Gồm: Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn bán hàng; Hoá đơn xuất khẩu; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý; tem; vé; thẻ.
• Ký hiệu mẫu số hoá đơn (mẫu hoá đơn): ký hiệu mẫu số hoá đơn có 11 ký tự:

+ 2 ký tự đầu thể hiện loại hoá đơn

+ Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hoá đơn

+ 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn

+ 01 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

+ 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:

Loại hoá đơn	Mẫu số
1- Hoá đơn giá trị gia tăng. 2- Hoá đơn bán hàng. 3- Hoá đơn xuất khẩu. 4- Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan). 5- Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm: + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ; + Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.	01GTKT 02GTTT 06HDXK 07KPTQ     03XKNB 04HGDL

 

Ví dụ: Ký hiệu  01GTKT2/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng 2 liên. KH: 01GTKT0/001 là mẫu thứ nhất của hóa đơn điện tử.

- Đối với tem, vé, thẻ: Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.

Cụ thể:

o       Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT

o       Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng

2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
4. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
5. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

 

Nội dung không bắt buộc:

• Logo
• Số tài khoản ngân hàng, số điện thoại, email, website, …

 

Câu 17: Số dòng nội dung hàng hóa trong hóa đơn điện tử là bao nhiêu?

Trả lời:

Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê.

Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang.     

Tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

“1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này...

3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.”

Tại Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn như sau:

“... Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Do đó, trên HĐ ĐT được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

 

Câu 18: Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì?

Trả lời:

- Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.

- Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.

 

- Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:

 

 + Chống từ chối bởi người ký.

 

 + Đảm bảo tính toàn vẹn của HĐĐT trong qua trình lưu trữ, truyền nhận.

 

- Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.

 

Câu 19: Để xem được HĐĐT, người mua có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?

Trả lời:

Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:

- Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.

 

Câu 20. Doanh nghiệp có thể dùng chung chữ ký số kê khai thuế để ký HĐĐT không?

Trả lời:

               Doanh nghiệp có thể dung chung chữ ký số kê khai thuế điện tử để ký HĐĐT.     

 

Câu 21. Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?

Trả lời:

                     Để phân biệt hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và hóa đơn giấy ta căn cứ vào các tiêu chí sau:

1. Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên.

2. Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :

- Hóa đơn điện tử: E

- Hóa đơn giấy: P

3. Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy

4.Chữ ký:

Hóa đơn điện tử: Chữ ký số

Hóa đơn giấy: Ký tay

 

Câu 22: Doanh nghiệp có thể vừa phát hành HĐĐT vừa phát hành hóa đơn giấy song song được không?

Trả lời:

Theo khoản 3, Điều 20 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:

“3. Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).”

Và khoản 3, Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:

“3. Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.”

Do đó, khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phải hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng.

 

Câu 23: Trên hóa đơn giấy, tại phần người mua hàng đã được phép ghi “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI”, Vậy HĐĐT áp dụng như hóa đơn giấy được không?

Trả lời:

Không (tự ý áp dụng).

Doanh nghiệp cần Gửi văn bản CQT xin phép.

Ngoài ra, căn cứ theo CV 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 hướng dẫn về chữ ký của người mua trên Hóa đơn điện tử: Người mua là đơn vị kế toán thì phải có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua thì không cần ký số trên HĐĐT như:

• Hợp đồng kinh tế;
• Phiếu xuất kho, phiếu thu;
• Biên bản giao nhận hàng hóa, Biên nhận thanh toán;

 

Câu 24: Phát hành HĐ ĐT có bị giới hạn số lượng phát hành không?

Trả lời:

Hiện nay, chính sách đã bỏ giới hạn về số lượng hóa đơn thông báo phát hành trên hóa đơn giấy.

Vậy, HĐĐT cũng tương tự không giới hạn về số lượng phát hành. Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn là 7 số nên vẫn có tối đa là: 9.999.999 hóa đơn được phát hành cho một mẫu số, ký hiệu đó.

______________________________________________________________________________

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MY-INVOICE
Trụ sở chính: Tầng 2 nhà N4D Số 50 Đường Lê Văn Lương, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội
Hotline: 0961.980.498 – 0965.158.498 – 0965.869.562
Email: hoadon.htm@gmail.com - Website: https://hoadondientuvn.info