Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp gặp phải tình trạng hóa đơn điện tử sai sót cần xử lý như thế nào? Trong bài viết này, My-Invoice tổng hợp các cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 123 và Thông tư 78 để doanh nghiệp dễ dàng xử lý khi gặp phải tình huống tương tự. 

1. Các trường hợp hóa đơn điện tử sai sót và cách xử lý 

Tùy các trường hợp hóa đơn điện tử sai sót cụ thể, doanh nghiệp có những các xử lý khác nhau, cụ thể:

a. Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế phát hiện sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua

 Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế. 

Các bước xử lý: 

Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử sai sót 

Doanh nghiệp thực hiện thao tác hủy hóa đơn đã phát hành có sai sót và nhập lý do hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp. 

Vì hóa đơn này chưa gửi cho bên mua nên trong trường hợp này doanh nghiệp không cần thông báo hủy hóa đơn cho bên mua. 

Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan Thuế 

Doanh nghiệp làm mẫu thông báo mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan Thuế về việc hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. 

Bước 3: Lập hóa đơn mới và gửi cho cơ quan Thuế cấp mã. Sau khi nhận được mã của cơ quan Thuế, doanh nghiệp gửi hóa đơn cho bên mua. 

Lưu ý: 

• Thông báo sai sót có thể lập cho 1 hoặc nhiều hóa đơn điện tử sai sót. 
• Thời gian lập là bất cứ thời điểm nào nhưng phải trước thời hạn nộp tờ khai GTGT của hóa đơn điều chỉnh. 
• Cơ quan thuế phản mỗi kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo sai sót, doanh nghiệp kiểu tra trạng thái thông báo sai sót trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. 

b. Hóa đơn đã gửi cho người mua rồi mới phát hiện hóa đơn sai sót về nội dung trên hóa đơn ( mã số thuế, thuế suất, số tiền, hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng…)

Phương án xử lý: Bên bán và mua tự thỏa thuận với nhau để đưa ra 1 trong 2 phương án giải quyết, cụ thể:

Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử sai sót 

Các bước xử lý:

Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai sót 

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. 

Bước 2: Lập thông báo sai sót gửi cơ quan Thuế

Người bán lập thông báo hóa đơn điện tử sai sót gửi cơ quan thuế và kiểm tra trạng thái phản hồi của cơ quan Thuế trên phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn điện tử. 

Bước 3: Gửi hóa đơn đã điều chỉnh cho người mua 

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không có mã: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh sau đó gửi cho người mua. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan Thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử thay thế rồi gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã. Khi nhận được mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn cho người mua. 

Phương án 2: Hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới thay thế 

Các bước thực hiện:

Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử có sai sót 

Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử sai sót gửi cơ quan thuế

Bước 3: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã hủy

Bước 4: Gửi lại hóa đơn mới cho người mua hàng. 

c. Phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ của người mua (mã số thuế, các nội dung khác không sai sót). Hóa đơn này đã gửi cho người mua 

Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn sai sót cho cơ quan thuế và người mua. Trường hợp này bên bán k cần lập lại hóa đơn thay thế hay điều chỉnh. 

Bước 1: Lập thông báo hóa đơn điện tử sai sót gửi cơ quan thuế. 

Bước 2: Thông báo hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ… đến người mua. 

Bước 3: Gửi cho người mua kết quả thông báo hóa đơn điện tử sai sót với cơ quan Thuế. 

d. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót và thông báo đến bên bán

Cơ quan thuế gửi thông báo hóa đơn điện tử sai sót theo mẫu số 01/TB-TĐT ban kèm theo Nghị định 123 gửi đến email người bán để người bán kiểm tra hóa đơn sai sót. 

Doanh nghiệp nhận được thông báo thực hiện rà soát và gửi lại kết quả theo như thời hạn trong thư thông báo. Trường hợp quá thời hạn mà doanh nghiệp chưa gửi lại kết quả, cơ quan thuế tiếp tục gửi yêu cầu rà soát lần 2. Sau lần thông báo rà soát thứ 2 mà doanh nghiệp vẫn không gửi lại phản hồi, cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. 

Bước 1: Doanh nghiệp kiểm tra hóa đơn cơ quan thuế thông báo rà soát.

Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi cơ quan thuế. 

Bước 3: Hủy/thay thế/ điều chỉnh hóa đơn có sai sót (làm tương tự trường hợp tự phát hiện hóa đơn điện tử sai sót ở các trường hợp trên)

Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh/ thay thế cho bên mua (trường hợp người bán sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đợi cơ quan thuế cấp mã, sau đó gửi cho người mua). 

2. Thông báo hóa đơn điện tử sai sót trên phần mềm và ứng dụng HĐĐT My-Invoice

Thông báo hóa đơn điện tử sai sót dễ dàng trên hệ thống và ứng dụng hóa đơn điện tử My-Invoice. Người dùng thông báo hóa đơn điện tử sai sót trên hệ thống hóa đơn điện tử EasyInvoice bằng một vài thao tác đơn giản. Chọn hóa đơn cần thông báo sai sót lên cơ quan thuế rồi ấn chọn “thông báo sai sót” ở phải màn hình. Bước tiếp theo, người dùng điền nội dung thông báo sai sót rồi chọn “gửi” lên cơ quan thuế và chờ kết quả thông báo từ cơ quan thuế trả về hệ thống.

______________________________________________________________________________

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MY-INVOICE

Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà N4D, số 50 Đường Lê Văn Lương, Q. Thanh Xuân, TP. Hà Nội
Hotline: 0965.158.498 – 0965.869. 562 - 0965.310.988

Email: hoadon.htm@gmail.com

Website: https://hoadondientuvn.info