Kế toán cần nắm được những thay đổi quan trọng về hóa đơn theo quy định của Nhà nước 

Thứ nhất, đối với những hóa đơn sau khi lập

Những doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế và xóa bỏ hóa đơn trong các trường hợp như sau:

- Hóa đơn bên bán đã và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ hoặc hóa đơn bên bán đã và gửi cho người mua nhưng cả hai chưa kê khai thuế khi phát hiện sai thì phải xóa bỏ. Khi xóa bỏ hóa đơn, phải có sự đồng ý của cả 2 bên bán và bên mua.

Khi xóa bỏ xong, người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế để gửi cho người mua và trên hóa đơn thau thế cần có hiện thị dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn số…”. Quy trình lập và cấp mã hóa đơn thay thế này sẽ được thực hiện theo hướng dẫn đã quy định trước đó.

- Hóa đơn đã và gửi cho bên mua, đã giao hàng hóa – dịch vụ và đã kê khai thuế mà sau đó phát hiện sai sót thì bên bán và bên mua cần lập một văn bản thỏa thuận ghi rõ những sai sót, đồng thời bên bán sẽ phải lập một hóa đơn để điều chỉnh sai sót.

Trên hóa đơn điều chỉnh phải có hiện thị dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn số…”. Hơn nữa, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Quy trình lập và cấp mã hóa đơn thay thế được thực hiện theo hướng dẫn đã quy định.

- Hóa đơn đã nhưng chưa gửi cho bên mua mà phát hiện sai sót phải xóa bỏ. Đối với trường hợp này, kế toán cần nắm một số lưu ý sau:

Về nguyên tắc xóa bỏ hóa đơn chính là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nhưng vẫn cần doanh nghiệp bạn được lưu trữ để phục vụ và tra cứu. Thông tin hóa đơn đã xóa bỏ được cơ quan Thuế đăng tải trên website của Tổng cục Thuế.

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho DN (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để thực hiện lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh hoặc xóa bỏ hóa đơn.
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của DN (LHD) thực hiện các chức năng lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh hoặc xóa bỏ hóa đơn đã trên phần mềm lập hóa đơn riêng của Doanh nghiệp (LHD).

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để thực hiện lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh hoặc xóa bỏ hóa đơn (Ảnh)

Thứ hai, đối với những hóa đơn đã lập

- Hóa đơn bên bán đã và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ hoặc hóa đơn bên bán đã và gửi cho người mua nhưng cả hai chưa kê khai thuế khi phát hiện sai phạm thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của 2 bên bán và bên mua.

Thực hiện hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận trước đó. Hóa đơn đã hủy cũng phải được lưu trữ lại để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Theo đó, bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định để gửi cho bên mua và trên hóa đơn đơn điện tử mới này phải có dòng chữ “Hóa đơn thay thế hóa đơn số…, ký hiệu. gửi ngày tháng năm”

Hóa đơn đã và gửi cho bên mua, đã giao hàng hóa – dịch vụ và đã kê khai thuế mà sau đó phát hiện sai sót thì cả bên bán và bên mua cần phải lập văn bản thoản thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi ro những sai sót. Đồng thời, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Đối với hóa đơn điện tử lập sau đó cần ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đó, bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Đặc biệt, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số (-).

Thứ ba, đối với trường hợp hủy số hóa đơn

Đối với những hóa đơn đã lập, đã sinh số hóa đơn của doanh nghiệp nhưng chưa nộp; Nếu DN phát hiện hóa đơn lập sai hoặc trường hợp hóa đơn không thành công do lỗi của DN thì các hóa đơn này sẽ phải hủy và DN không được gửi lại. DN truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện hủy các hóa đơn này.

Trường hợp DN không tiếp tục sử dụng các số hóa đơn đã đăng ký phát hành, DN thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để khai báo việc hủy số hóa đơn đã đăng ký nhưng chưa sử dụng theo Mẫu số 06/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Nghị định này. Thông tin hủy số hóa đơn của DN được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
– Nguyên tắc hủy hóa đơn đã đăng ký phát hành theo quy định hiện hành về hóa đơn.

Tóm lại, có 3 sự thay đổi về hóa đơn sau khi lập, hóa đơn đã lập và hủy số hóa đơn điện tử mà kế toán cần nắm chắc nhằm thực hiện đúng quy trình, quy định của pháp luật.