Doanh nghiệp mình liệu có thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế? Điều kiện để được đăng ký sử dụng? Cách thức đăng ký sử dụng hóa đơn có mã như thế nào?…là những câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Bài viết sau đây sẽ là câu trả lời cụ thể nhất cho doanh nghiệp.

1.Quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Điều 12 của nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:

–  Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

–  Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

–  Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.

–  Lưu ý: Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nêu trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo Mẫu số 06 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Ngoài các đối tượng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nêu trên thì sẽ sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.

2. Đối tượng được hưởng miễn phí hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Tổng cục Thuế cung cấp dịch vụ HĐĐT có mã của cơ quan thuế không thu tiền đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau:

–  Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn;

–  Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập;

–  Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. (Theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định này trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã);

–  Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao;

–  Các trường hợp khác do Bộ Tài chính quyết định.

Tổng cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT thực hiện cung cấp HĐĐT có mã của cơ quan thuế miễn phí cho các đối tượng nêu trên.

 

3. Điều kiện doanh nghiệp được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sau đây được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực:

–  Là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.

–  Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.

–  Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

(Theo điều 14 của Quyết định 1209/QĐ-BTC Quy định về việc thí điểm sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế)

Ngoài ra, doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bắt buộc hủy hóa đơn giấy còn tổn theo khoản 3 – Điều 14 của Nghị định 119 nêu rõ:

“Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.”

Như vậy, sau khi đã chuyển sang dùng HĐĐT có mã, doanh nghiệp không thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy và phải hủy hóa đơn theo đúng quy định.

4. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

    Với các nhóm đối tượng trên, khi có nhu cầu sử dụng HĐĐT có mã xác thực thì cần phải đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế theo các bước đã được nêu trong điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

     Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Thời hạn trả lời là trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.

     Để đăng ký sử dụng, lập và xuất HĐĐT có mã xác thực thì doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm HĐĐT của đơn vị cung cấp được cơ quan thuế xác thực. Hiện nay, trên thị trường có nhiều nhà cung cấp HĐĐT. Nhưng không ít nhà cung cấp không đạt yêu cầu về hạ tầng công nghệ, khả năng đáp ứng kê khai của doanh nghiệp và đặc biệt là không thông qua sự kiểm duyệt, xác thực của cơ quan thuế. Điều này sẽ đem lại rủi ro khá cao cho doanh nghiệp sử dụng HĐĐT. Doanh nghiệp còn băn khoăn lựa chọn, có thể tham khảo phần mềm hóa đơn đinệ tử My-invoice – một thương hiệu uy tín trong lĩnh vực phần mềm kế toán – tài chính và là đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được Cơ quan thuế chứng thực.