1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào chính là loại hóa đơn được sử dụng nhằm mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,... phục vụ cho doanh nghiệp.
Thực tế, với cùng một hóa đơn giao dịch, nó sẽ trở thành hóa đơn đầu vào của bên mua và là đầu ra để tránh những nhầm lẫn đáng tiếc có thể xảy ra.

2. Quy định hủy đối với hóa đơn đầu vào

Hiện nay, nếu hóa đơn đầu vào là hóa đơn giấy, người dùng có thể tham khảo quy định hủy hóa đơn tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Còn nếu hóa đơn đầu vào là hóa đơn giấy, người dùng có thể tham khảo quy định hủy hóa đơn điện tử  tại Thông tư số Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Cụ thể, tại Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về việc hủy hóa đơn như sau: “Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.”
Tại Điều 9, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về việc hủy hóa đơn điện tử như sau: “Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”

Như vậy, khi phát hiện hóa đơn xảy ra sai sót, không có bất cứ quy định pháp luật nào cho phép hóa đơn đầu vào đã kê khai được phép hủy bỏ. Điều này đồng nghĩa rằng, trường hợp hóa đơn đầu vào đã khai thuế bị hủy sai quy định, trái với pháp luật.
Khi phạm phải vi phạm này, bên mua tự ý hủy hóa đơn đầu vào có thể bị xử phạt hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn theo quy định của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
 

3. Quy định xử phạt hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn

Tại Điều 26, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, Chính phủ đã quy định rất rõ các mức xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng cũng như là tự ý hủy bỏ hóa đơn đầu vào như sau:
- Phạt tiền từ 3 - 5 triệu đồng đối với các đối tượng phạm phải hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (là liên hóa đơn giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 4 - 8 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Tùy mức độ vi phạm, các đơn vị kinh doanh sẽ bị phạt từ 5-10 triệu đồng khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ. Tuy nhiên mức phạt này sẽ không áp dụng với các trường hợp đã chịu xử phạt theo 1 trong 2 mức phạt bên trên.
Lưu ý rằng: Bên mua khi làm mất, cháy, hỏng hay tự hủy hóa đơn sẽ phải tiến hành lập biên bản để ghi nhận sự việc, có sự tham gia xác nhận của cả hai bên mua và bán.

4. Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử đơn giản, hợp pháp

Hiện nay, cách hủy hóa đơn điện tử đơn giản nhất, bạn và doanh nghiệp có thể tiến hành theo 03 bước sau:

- Bước 1: Lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử

Để hủy hóa đơn điện tử, bước đầu tiên DN cần thực hiện là lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử. Theo đó, nội dung của biên bản hủy bỏ cần phải ghi rõ lý do, nội dung sai cần phải lập lại hóa đơn mới.

Lưu ý rằng, biên bản này phải có chữ ký và đóng dấu của hai bên theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

- Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử đã lập

Bước thứ hai DN cần phải tiến hành là hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập. Bước này được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà DN đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm HĐĐT My-invoice.
Bên cạnh đó, DN cũng cần phải khai báo thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” trên phần mềm HĐĐT đang sử dụng. Sau đó xuất thông báo đã lập ra file XML và nộp đủ bộ Hồ sơ thông báo hủy hóa đơn tới cơ quan thuế trực thuộc.

- Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm

Cuối cùng, sau khi đã hoàn tất việc hủy hóa đơn và nộp hồ sơ thông báo hủy tới cơ quan thuế, các DN cần phải lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm HĐĐT đang sử dụng.
Một trong những điều bắt buộc đối với hóa đơn thay thế chính là phải được lập đúng theo quy định pháp luật, đáp ứng đầy đủ các tiêu thức hóa đơn. Ví dụ như: Hóa đơn được lập lại luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số… Ký hiệu… Ngày… tháng… năm…”
Trên đây, bài viết đã giúp bạn và doanh nghiệp giải đáp rõ thắc mắc: Hóa đơn đầu vào đã khai thuế bị hủy có được không. Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử My-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MY-INVOICE theo số hotline: 0961.980.498