1. Thế nào là hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan Thuế.

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế

Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Đối tượng sử dụng.

a) Đối với hóa đơn có mã

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.;

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế;

– Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ;

– Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.

b) Đối với hóa đơn không có mã

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực:

- Điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế

- Trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc trường hợp thuộc rủi ro cao về thuế và và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

a) Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã

- Đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế truy cập vào Công thông tin điện tử của Tổng cục thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

- Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận việc sử dụng Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

- Kể từ khi sử dụng hóa đơn điện tử, các đối tượng sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn.

- Trường hợp có thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, các đối tượng sử dụng thực hiện thay đổi thông tin theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và gửi lại cho cơ quan thuế.

b) Đăng ký sử dụng hóa đơn không có mã

- Đối tượng sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hướng dẫn làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử ( bao gồm: quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu đính kèm).

- Sau 2 ngày làm việc, hồ sơ thông báo phát hành được cơ quan thuế trực tiếp quản lý chấp thuận, doanh nghiệp sẽ được sử dụng hóa đơn diện tử.

- Trường hợp có thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp nộp tờ khai TB04/AC hoặc TB04/AC + BK01 cho cơ quan thuế và liên hệ nhà cung cấp để được thay đổi thông tin.

4. Lập Hóa đơn điện tử

a) Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

- Trường hợp đối tượng sử dụng hóa đơn truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp để thực hiện:

• Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

- Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì đối tượng sử dụng hóa đơn truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:

• Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã

b) Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

5. Cấp mã hóa đơn điện tử

- Chỉ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế mới được cấp mã hóa đơn.

- Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo:

• Đúng thông tin đăng ký.
• Đúng định dạng về hóa đơn điện tử.
• Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử.
• Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

- Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

6. Phương thức gửi và nhận hóa đơn điện tử

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế: Theo thỏa thuận của người bán và mua.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế: Gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

  Để dùng thử hoặc nhận tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử My-Invoice, doanh nghiệp vui lòng liên hệ: 0961. 980. 498