Tại Việt Nam, hóa đơn điện tử đang được sử dụng nhiều tại các doanh nghiệp vừa và lớn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện, ngành thuế đã ban hành, sửa đổi các quy định về hóa đơn điện tử. Trong đó, nội dung mà doanh nghiệp cần lưu ý đó là nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Phân biệt hóa đơn điện tử in ra giấy (bản thể hiện) và hóa đơn giấy

• Hiện nay có 3 hình thức phát hành hóa đơn đó là: hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử. Có thể hiểu đơn giản hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in được thể hiện dưới dạng hóa đơn giấy. Còn hóa đơn điện tử được thể hiện dưới dạng điện tử.
• Hóa đơn điện tử có giá trị như hóa đơn giấy tuy nhiên hóa đơn điện tử in ra giấy có còn giá trị pháp lý hay không? Để hiểu rõ vấn đề này, trước tiên cần phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử in ra giấy.

Số liên trên hóa đơn

Thông thường trên hóa đơn giấy sẽ có 2 hoặc 3 liên, trong đó 1 liên được viết qua giấy than. Nội dung ghi trên 2 liên này bắt buộc phải giống nhau. Còn đối với hóa đơn điện tử thì không có trường liên. Các bên liên quan như người bán, người mua, cơ quan thuế đều sử dụng dữ liệu trên một bản hóa đơn duy nhất.

Ký hiệu trên hóa đơn

Đặc điểm khác để phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử in ra giấy đó là số seri. Số seri trên hóa đơn giấy có ký hiệu VC/15P và trên hóa đơn điện tử là VC/15E. Có thể thấy số seri của 2 loại hóa đơn này chỉ khác nhau chữ E và P vì vậy cần phân biệt rõ.

Chữ ký

• Mỗi hóa đơn đều cần được có tiêu thức chữ ký để làm hồ sơ, chứng từ chứng minh cho hóa đơn đó. Tuy nhiên hóa đơn giấy sử dụng chữ ký tay và hóa đơn điện tử dùng chữ ký số. Chữ ký số có khả năng giúp xác định nguồn gốc của hóa đơn đó, mang đầy đủ tính không phủ nhận và tính toàn vẹn.
• Ngoài ra, khi in hóa đơn điện tử ra giấy thì trên hóa đơn đó bắt buộc có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn giấy” và có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.

Nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện chuyển đổi duy nhất 1 lần (Nguồn: Internet)

• Ngoài việc phân biệt rõ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy thì cần lưu ý những vấn đề quy định liên quan đến hóa đơn điện tử. Đặc biệt cần chú ý về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Cả bên mua và bên bán đều có thể lưu trữ hóa đơn điện tử tuy nhiên khi muốn chuyển sang hóa đơn giấy phải tuân thủ đúng các quy định sau:
• Hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ được in 1 lần và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán và người thực hiện chuyển đổi.
• Như ở trên đã nêu, trên hóa đơn giấy (được chuyển từ hóa đơn điện tử) phải có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
• Người mua muốn sử dụng hóa đơn này cần liên hệ với bên bán để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử được chuyển đổi trong trường hợp cần chứng thực, chứng minh nguồn gốc hàng hóa phụ vụ quá trình lưu thông. Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định.

______________________________________________________________________________

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MY-INVOICE

Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà N4D, số 50 Đường Lê Văn Lương, Q. Thanh Xuân, TP. Hà Nội
Hotline: 0965.158.498 – 0965.869. 562 - 0965.310.988

Email: hoadon.htm@gmail.com

Website: https://hoadondientuvn.info