Trong quá trình lập, ký số và phát hành hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp thắc mắc về yêu cầu và quy định về việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử: Người mua, người bán có nhất thiết phải ký số không? Các loại chữ ký nào ký được trên hóa đơn điện tử?…

Tại bài viết dưới đây, My-invoice sẽ giúp Doanh nghiệp hiểu rõ về chữ ký số trên hóa đơn điện tử và giải đáp những vướng mắc về quy định, cách sử dụng.

1. Chữ ký số – chứng thư số là gì?

Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản/ hình ảnh/ video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu. Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử và xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị nào phát hành.

Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành với mục đích xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số.

Chứng thư số được sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo điều kiện là chống từ chối bởi người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận.

2. Vai trò của chứng thư số và chữ ký số trong hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử hợp lệ có cần thiết phải có chữ ký của người mua hàng?

Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Chứng thư số cần có các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số….

Với trường hợp khách hàng không có chữ ký số liệu hóa đơn điện tử được lập giữa hai bên có hợp lệ hay không?

Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có CKS của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

• Bên mua không phải là đơn vị kế toán
• Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…

Như vậy để trả lời câu hỏi trên thì hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.

Xác thực hóa đơn khi chữ ký số của Doanh nghiệp hết hạn?

Trong tường hợp chữ ký số bị hết hạn cần phải gia hạn chữ ký số. Việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số gia hạn sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. 

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập, xác nhận hóa đơn và cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số.

3. Hóa đơn điện tử My-invoice kết nối với mọi chữ ký số hợp lệ

MY-INVOICE là phần mềm hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất hiện nay và được phát triển bởi MISA – Đơn vị 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250,000 Doanh nghiệp và hàng triệu cá nhân kinh doanh.

Trên hóa đơn điện tử My-invoice có đầy đủ có tiêu thức về hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp theo Quy định và cho phép tích hợp với chữ ký số hợp lệ của tất cả các nhà cung cấp. Ngoài ra, tính năng xuất hóa đơn trên nhiều máy tính chỉ với một chữ ký số cũng đem lại sự tối ưu về thời gian và chi phí cho doanh nghiệp sử dụng.

Đồng hành cùng Cục Thuế, Chi Cục Thuế trong lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử, My-Invoice hỗ trợ đặc biệt cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử My-invoice vui lòng liên hệ Hotline: 0961 980 498